Cara Mengelola Stok Barang di Gudang, Ini Tipsnya!
Jika sudah menyentuh angka yang rumit dibutuhkan cara mengelola stok barang yang lebih baik dan lebih serius lagi, dan penggunaan aplikasi stok barang bisa jadi solusinya. Karena jika tidak, kemungkinan hal-hal seperti kelebihan atau kekurangan barang, kehilangan barang serta terganggunya jadwal pengiriman akan terjadi dan lebih sulit untuk diatas. Berikut ini adalah cara yang bisa Anda lakukan untuk mengelola stok barang di gudang secara praktis:
1. Memiliki gudang penyimpanan yang cukup
Ketika Anda ingin mengatur dan mengelola stok barang di gudang, pastikan Anda telah menyiapkan tempat khusus untuk menyimpan stok barang tersebut. Meskipun bisnis Anda terbilang masih kecil, namun sebaiknya Anda sudah menyiapkan tempat khusus tersebut untuk menimbun stok barang. Jika memang belum memadai, maka Anda bisa menggunakan sebuah etalase, rak gudang, atau memanfaatkan barang bekas seperti kardus untuk menyimpan persediaan barang dagangan.
2. Buat dan catat daftar stock
Ketika Sobat Preneur ingin memulai untuk mengelola stok barang di gudang, pastikan Anda sudah menugaskan setidaknya satu orang khusus yang bertanggung jawab dalam melakukan segala jenis pencatatannya, seperti mencatat stok barang masuk dan stok barang keluar. Dalam hal mengumpulkan data, seseorang yang bertanggung jawab mencatat dapat dibantu dengan sebuah program pendukung agar pencatatan yang dihasilkan lebih akurat. Data merupakan hal penting yang harus dimiliki dalam proses pengelolaan stok barang. Dengan data Anda dapat melakukan pengontrolan, pembuatan keputusan dan pengambilan tindakan untuk pengelolaan stok barang yang berkelanjutan. Selain itu, Anda juga dapat mengetahui terlebih dahulu data dari periode sebelumnya, lalu menentukan target pemasaran serta ramalan atau forecast penjualan pada periode saat ini. Beberapa perusahaan distributor atau produsen sekalipun sudah menggunakan sistem pre-order dan data pesanan yang masuk akan dijadikan sebagai landasan untuk menentukan angka persediaan. Catatlah seluruh data secara lengkap dan akurat baik secara tradisional melalui formulir atau secara digital menggunakan aplikasi.
3. Membuat forecast persediaan barang dan jadwal stock
Setelah mengumpulkan data input dan output barang, maka langkah selanjutnya adalah membuat forecast atau perkiraan persediaan stok barang. Anda bisa memulai dari jumlah persediaan yang dibutuhkan pada periode ini. Hal ini bukan tahap yang mudah apalagi jika Anda memiliki penjualan produk dengan jenis yang bermacam-macam, karena Anda harus menentukan jumlah per item yang ada. Perhitungan tersebut akan menjadi lebih mudah jika bisnis Anda dibantu dengan sebuah sistem manajemen penjualan dan inventaris yang tepat. Melalui sistem tersebut, maka Anda dapat membuat manajemen persediaan barang secara ringkas dan lengkap, mulai dari pengurangan, penambahan, dan pemindahan stok dapat dikontrol dengan lebih baik. Selanjutnya buat jadwal untuk menentukan kapan sebaiknya Anda melakukan pembelian. Forecast persediaan dan jadwal stok barang akan memudahkan Anda untuk menghitung budget persediaan dalam periode tertentu. Kini, pencatatan jumlah minimum stok barang dapat melakukan pada software akuntansi Mekari Jurnal dengan fitur Stock Buffer
4. Buat kode pada setiap produk
Berikan kode pada setiap barang terlebih lagi jika Anda menyediakan banyak barang dengan bermacam warna, motif atau model. Kode ini akan membantu Anda mengenali dan menyebutkan jenis barang secara spesifik dengan waktu yang lebih singkat. Penggunaan kode juga mempermudah Anda mengelompokkan peletakan barang di gudang.
5. Pisahkan stok lama dan baru
Layaknya keuangan, mencampur aduk stok barang juga akan membuat kebingungan dalam pencatatan dan perhitungan. Pisahkan stok lama dan stok baru untuk mempermudah perhitungan jumlah stok lama yang terjual dan belum terjual dan sebaiknya keluarkan stok lama terlebih dahulu untuk mengurangi risiko kerugian.
6. Lakukan pengecekan sebelum barang disimpan
Langkah selanjutnya adalah memastikan bahwa Anda selalu melakukan pengecekan barang sebelum memasukkannya ke dalam rak gudang. Pengecekan ini bisa dilakukan sebelum pemberian kode agar Anda bisa mengetahui ada atau tidaknya barang yang dicatat dalam tumpukan stok barang. Pengecekan ini juga bisa membantu untuk mengetahui barang mana yang mengalami kecacatan, salah produksi, dan kesalahan lainnya sebelum memutuskan untuk menyimpannya. Khusus untuk barang-barang yang cacat, Anda bisa mengumpulkannya ke dalam satu tempat lain dan jangan lupa pula untuk memberikan tanda atau catatan kecil mengenai keterangan cacat.
